Bearbeitungshinweise

1. Registrierung

Für eine sichere und nachvollziehbare Kommunikation ist eine einmalige Anmeldung bei der elektronischen Poststelle erforderlich. Diese erfolgt für die zugelassenen  Kommunikationswege (z. B. EGVP) bei der Installation der Clientanwendung auf Ihrem Rechner. Bei der Registrierung werden von Ihnen allgemeine personenbezogene Daten    erhoben. Diese werden für die Zuordnung der Kommunikationsvorgänge dauerhaft gespeichert.

 

2. Qualifizierte Zertifikate und elektronische Signaturen

Elektronische Dokumente, die einem unterzeichneten Schriftstück gleichstehen, sind mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach § 2 Nr. 3 des Signaturgesetzes zu versehen. Das zugehörige qualifizierte Zertifikat muss zum Zeitpunkt der Anbringung der Signatur an dem Dokument gültig gewesen sein.

Es wird angestrebt, möglichst alle relevanten Signaturen durch die Poststelle prüfen und weiter verarbeiten zu können. Das gilt insbesondere für Signaturen, die dem ISIS-MTT-Standard entsprechen. Dennoch können beispielsweise bei neu eingeführten Produkten oder nach wesentlichen Veränderungen von Signaturkomponenten Probleme auftreten.

Es wird deshalb hier  eine Liste derjenigen Zertifizierungsdiensteanbieter und ihrer Produkte (ein- schließlich der Chipkarten-Lesegeräte) zum Download  angeboten, die nach bisherigen Erkenntnissen zum Einsatz im elektronischen Rechtsverkehr mit den angeschlossenen Dienststellen geeignet erscheinen.

Grundsätzlich können Signaturen sowohl in einer eigenen Datei neben dem zu signierenden Dokument („detached“) abgelegt werden, als auch selber einen Container um das zu signierende Dokument bilden („enveloping“). Wird die Variante einer eigenen Datei gewählt, so sollen die separate Signaturdatei und die signierte Datei bis auf ihre Endungen den gleichen Dateinamen tragen (diese Variante ist für Einreichungen zum Handelsregister zu wählen).

3. Dateiformate und -versionen, strukturierte Daten

Bei der Einreichung sind folgende Formate und Versionen zulässig:

 Dateiformat

  Version / Einschränkung

.rtf

Microsoft   RTF (Rich Text Format)

Version 1.0 bis 1.9.1

.pdf

Adobe PDF   (Portable Document Format)

Version 1.0 bis 1.7 soweit mit Adobe Reader 10.1.16.13 lesbar

.tiff

TIFF (Tag Image File Format)

nur zugelassen für Posteingänge die Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister betreffend; Bilder können in den zugelassenen Word- oder PDF-Formaten eingereicht werden

Version 6 oder niedriger (CCITT/TTS Gruppe 4) Auflösung 300x300 dpi, multipage TIFF bei mehrseitigen Dokumenten

.doc, .docx

Microsoft WORD

Es dürfen keine aktiven Komponenten enthalten sein. Versionen: Word 97, Word 2000 (Version 8   oder 9), Word XP, Word 2003, Word 2007, Word 2010, Word 2013 oder ISO/IEC 29500

.xml

XML (Extensible Markup Language)

 

nur für strukturierte Datensätze zugelassen

XML-Version 1.0 in Verbindung mit einer XJustiz-Version (entsprechend unten stehender Auflistung);Es muss eine zum Dokument gehörende DTD oder eine Schema-Datei zugeordnet sein.

Folgende XJustiz-Versionen sind zulässig:

  • 1.9.1
  • 1.10.1
  • 1.10.3
  • 1.11.0
  • 1.12.0
  • 1.12.1
  • 1.13.1
  • 1.14.0
  • 1.14.1
  • 1.15.0
  • 1.16.0
  • 1.18.0
  • 1.20.0

Die elektronischen Dokumente können auch in komprimierter Form als ZIP-Datei eingereicht werden. Die ZIP-Datei darf jedoch keine anderen ZIP-Dateien und keine Verzeichnisstrukturen enthalten.

Sofern strukturierte Daten übermittelt werden, sollen sie im UNI-CODE-Zeichensatz UTF-8 codiert sein.

Den Einreichungen zu den Registern soll neben den qualifiziert signierten und sonstigen elektronischen Dokumenten eine Datei beigefügt werden, die zu dem jeweiligen Vorgang strukturierte Daten im XML-Format gemäß XJustiz.Register enthält. Ein solcher Datensatz wird beispielsweise von der Anwendung XNotar der Bundesnotarkammer erzeugt. Abweichend von der Praxis in anderen Verfahrensbereichen soll bei der Neuanmeldung im Registerbereich im Betreff „HRA neu“ oder „HRB neu“ eingetragen werden.

4. Bezeichnung der Sendungen und Anlagen

Bei der Übermittlung von Dokumenten soll, sofern bekannt, in dem Betreff der Sendung das gerichtliche Aktenzeichen angegeben werden. Bei verfahrensleitenden elektronischen Dokumenten und in den Fällen, in denen das gerichtliche Aktenzeichen sonst noch nicht bekannt sein kann, soll „Neueingang“ angegeben werden.

Um Probleme bei der Weiterverarbeitung auf unterschiedlichen Plattformen zu vermeiden, sollen Dateinamen keine Sonderzeichen enthalten (insbesondere keine Schrägstriche oder Doppelpunkte) und nicht zu lang sein (maximal 60 Zeichen, keine Pfadangaben).

Bei der Übersendung soll mit angegeben werden, in welcher Anzahl Überstücke (Abschriften) für die weiteren Verfahrensbeteiligten benötigt werden.

5. Dokumentenanzahl und Volumengrößen

Für Sendungen an das Gericht bestehen seitens der Poststellen folgende Beschränkungen:

  • Größe einer Nachricht darf maximal 30 MB betragen
  • es dürfen maximal 100 Dateien an einer Nachricht angehangen werden

Bei der Übersendung soll mit angegeben werden, in welcher Anzahl Überstücke (Abschriften) für die weiteren Verfahrensbeteiligten benötigt werden.

6. Ersatzeinreichung

Können Mitteilungen und zugehörige Anlagen nicht online übermittelt werden – z.B. wegen des Überschreitens von Volumenbeschränkungen auf den elektronischen Kommunikationswegen oder wegen anhaltender Störungen auf den Kommunikationswegen – so können die Mitteilungen und ihre Anlagen ersatzweise auf einer DVD-ROM eingereicht werden.

Auf einem Datenträger sollen nur Vorgänge eingereicht werden, die für dasselbe Postfach (denselben Empfänger) bestimmt sind. Enthält ein Datenträger Dateien, die zu mehreren Vorgängen gehören, so sind die zu dem gleichen Vorgang gehörenden auf dem Datenträger jeweils in einem separaten Verzeichnis zu speichern, das als Verzeichnisnamen das Aktenzeichen des zugehörigen Vorgangs oder das Wort „Neueingang“ trägt. Bei mehreren Neueingängen wird eine fortlaufende Nummer ergänzt.

Im Übrigen gelten für die auf einer DVD-ROM eingereichten Daten die gleichen Formvorschriften wie bei der Online-Kommunikation (Dateiformate, Kennzeichnung, Namensgebung, Signaturen pp).

Broschüre - Das Betreuungsrecht

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